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L'attività di Event Management viene strutturata attraverso la ricerca ed il coordinamento dei fornitori (hotel, catering, pullman, hostess, pick-up personalizzati, interpreti e traduttori, attrezzature tecniche, intrattenimenti diurni o serali, ristoranti, sale meeting, sedi per serate, ecc.).
L'attività di Guest Management viene strutturata attraverso l'invio del PDF invito, il follow up con i relativi recall all'invitato, il conseguente aggiornamento della lista fornitaci dal Committente, dove si evidenzia la lavorazione dei nominativi ed il loro esito, nonché il successivo invio dei voucher di conferma con i dettagli delle prenotazioni.
Attraverso il Guest Management si ottimizzano i costi, sapendo esattamente chi partecipa e ordinando così un numero esatto di camere e/o coperti al catering e/o pullman.
Se l’Azienda paga direttamente o tramite agenzia di viaggio le spese di hotel, catering, cene, intrattenimenti e transfer acquisisce dei beni che sono costi indeducibili. Se queste stesse spese vengono appaltate a T.E.S., quindi tramite un regolare appalto di servizi in outsourcing, l’Azienda acquista dei servizi che a livello fiscale sono consulenze, pertanto deducibili al cento per cento nell’anno in corso.
Le spese su indicate, inoltre, hanno tutte l'IVA al 10% inclusa nel loro costo e tale IVA è indetraibile per le aziende. Appaltare a T.E.S. permette di recuperare l'IVA, poiché l’agenzia ce l’ha esposta come le Aziende e quindi si scarica immediatamente con una partita di giro.
Il nostro preventivo è gratuito ed è fatto su misura in base alle esigenze di ogni singolo cliente. Vengono messe delle opzioni sui fornitori che non sono impegnative a livello economico fino a scadenza. Qualora l’offerta mandata fosse di gradimento del cliente, il preventivo controfirmato per accettazione funge da contratto o l’eventuale buono d’ordine, a seconda delle diverse politiche aziendali.
Non c’è un numero prestabilito né minimo né massimo di persone che la T.E.S. può gestire, dal momento che l’Agenzia è strutturata per riuscire ad organizzare sia eventi di nicchia per numeri piccoli a partire dalle 10/20 persone a salire fino a numeri grandi che possono raggiungere anche i 2 mila partecipanti.
Qualunque tipo di evento: open house, road show, family day, meeting per agenti o per clienti, serate di gala, eventi su stand in fiera, viaggi premio, congressi, convegni, conferenze stampa ed eventi di lancio.
Non esiste un evento predefinito. Ad esempio, se un cliente decide di fare un Open House in azienda e possiede già una sala meeting e tramite la mensa interna può occuparsi del catering, l’agenzia gestisce tutti i servizi mancanti come le prenotazioni alberghiere, i pullman, le hostess e qualunque altra necessità non presente o non fornita dal cliente. Diversamente, qualora ci sia necessità di un evento chiavi in mano e quindi dalla ricerca alla gestione di tutti i fornitori potenzialmente coinvolti come un circuito, una location, uno o più hotel, catering, traduttori, hostess, attrezzature tecniche, pullman ecc. l’agenzia è in grado di soddisfare completamente tutti i servizi sopra elencati.
Oltre alla professionalità ed alla profonda esperienza nel settore, determinata da oltre 20 anni di attività, appaltare a T.E.S. l’organizzazione di un evento ha due grossi vantaggi:
1) il fee di agenzia non è un costo per l’Azienda:
2) la piena deducibilità del servizio:
Se l’Azienda paga direttamente o tramite agenzia di viaggio le spese di hotel, catering, cene, intrattenimenti e transfer, acquisisce dei beni che sono costi indeducibili.
Se queste stesse spese vengono appaltate a T.E.S., quindi tramite un regolare appalto di servizi in outsourcing, l’Azienda acquista dei servizi che a livello fiscale sono consulenze, pertanto deducibili al cento per cento nell’anno in corso.