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L'attività di Event Management viene strutturata attraverso la ricerca ed il coordinamento dei fornitori (hotel, catering, pullman, hostess, pick-up personalizzati, interpreti e traduttori, attrezzature tecniche, intrattenimenti diurni o serali, ristoranti, sale meeting, sedi per serate, ecc.).
L'attività di Guest Management viene strutturata attraverso l'invio del PDF invito, il follow up con i relativi recall all'invitato, il conseguente aggiornamento della lista fornitaci dal Committente, dove si evidenzia la lavorazione dei nominativi ed il loro esito, nonché il successivo invio dei voucher di conferma con i dettagli delle prenotazioni.
Attraverso il Guest Management si ottimizzano i costi, sapendo esattamente chi partecipa e ordinando così un numero esatto di camere e/o coperti al catering e/o pullman.
Se l’Azienda paga direttamente o tramite agenzia di viaggio le spese di hotel, catering, cene, intrattenimenti e transfer acquisisce dei beni che sono costi indeducibili. Se queste stesse spese vengono appaltate a T.E.S., quindi tramite un regolare appalto di servizi in outsourcing, l’Azienda acquista dei servizi che a livello fiscale sono consulenze, pertanto deducibili al cento per cento nell’anno in corso.
Le spese su indicate, inoltre, hanno tutte l'IVA al 10% inclusa nel loro costo e tale IVA è indetraibile per le aziende. Appaltare a T.E.S. permette di recuperare l'IVA, poiché l’agenzia ce l’ha esposta come le Aziende e quindi si scarica immediatamente con una partita di giro.